(Teilweise) neue Reisekostenpauschalen ab dem 1.1.2018

Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Kolleginnen und Kollegen,

das Einkommensteuergesetz sieht vor, dass das Bundesministerium der Finanzen – nach Abstimmungen mit den obersten Finanzbehörden der Bundesländer – die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen („Spesen“) und für Übernachtungskosten bei geschäftlich (also bei Unternehmern) und beruf lich (also bei Arbeitnehmern) veranlassten Auslandsreisen in mehr oder weniger regelmäßigen Abständen überarbeitet. Zum 1. Januar 2018
hat jetzt das BMF für etliche Länder die Spesenpauschalen und/oder die Übernachtungspauschalen neu festgesetzt.

Es gilt, Folgendes zu beachten:

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtätigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) folgendes:

• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
• Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Unternehmer oder der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Geschäftsreise oder Dienstreise entweder zur Wohnung oder zum Reisebüro/Reiseveranstalter eine weitere ein- oder mehrtägige Geschäftsreise an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen. Für Flug- und Schiffsreisen gibt es Sonderregelungen!

Zur Kürzung der Verpflegungspauschale gilt folgendes:

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Mahlzeiten bezahlt, oder wenn ein anderer auf Veranlassung des Arbeitgebers diese Mahlzeiten dem Mitarbeiter zur Verfügung stellt, dann ist die Verpflegungspauschale zu kürzen. Diese Kürzung ist tagesbezogen vorzunehmen, d.h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit, unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Das heißt:

Wenn unser Mitarbeiter auf unsere Veranlassung hin ein Frühstück erhält, dann ist die Tagespauschale um 20 % zu kürzen.

Wenn unser Mitarbeiter auf unsere Veranlassung hin ein Mittagessen oder ein Abendessen erhält, dann ist die Tagespauschale um jeweils 40 % zu kürzen.

Wenn wir also unserem Mitarbeiter bei einer Übernachtung im Hotel zum einen das Frühstück bezahlen, zum anderen ihm aber auch ein Mittagessen und ein Abendessen zukommen lassen, dann gibt es gar keine Spesenpauschale mehr.

Beispiel:

Der angestellte Geschäftsführer eines Ferienhausveranstalters kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Frankreich (Straßburg) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auslandstätigkeit nach Dänemark (Kopenhagen) weiter. Der angestellte Geschäftsführer des Ferienhausveranstalters erreicht Kopenhagen um 23 Uhr. Die Übernachtungen, jeweils mit Frühstück, wurden vom Ferienhausveranstalter im Voraus für den Mitarbeiter gebucht und bezahlt.

Lösung:

Für Dienstag ist nur die höhere Verpflegungspauschale von EUR 39,– (Rückreisetag von Straßburg: EUR 34,–, Anreisetag nach Kopenhagen: EUR 39,–) anzusetzen.

Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um EUR 11,60 (20 % der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag: EUR 58,–) auf EUR 27,40 zu kürzen, nämlich:

• Spesenpauschale Dänemark für An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden je Kalendertag EUR 39,00
• ./. Kürzung (20 % von EUR 58,–, das ist der Spesensatz für Dänemark bei 24-stündiger Abwesenheit) = EUR 11,60
• der Arbeitgeber darf an den Arbeitnehmer auszahlen bzw. der Arbeitnehmer darf als Werbungskosten geltend machen EUR 27,40

Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Wichtig:

Weder Unternehmer noch Arbeitnehmer dürfen Pauschbeträge für Übernachtungskosten ansetzen!

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten kommen nur dann zur Anwendung, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten nicht nach Beleg erstattet, dann kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Pauschbeträge steuerfrei und sozialversicherungsfrei auszahlen.

Also, sowohl für den Betriebsausgabenabzug (beim Reisebüro oder Reiseveranstalter) als auch für den Werbungskostenabzug (bei unserem Mitarbeiter) sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.
Mit dieser heutigen Kanzleiinformation erhalten Sie, liebe Leserinnen und liebe Leser, eine Tabelle der Staaten, bei denen sich die Pauschbeträge für Verpflegungsaufwendungen und/oder die Pauschbeträge für Übernachtungskosten änderten (s. Rückseite).

Bei den Ländern, die in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen-Spesen-Pauschalbeträge nicht aufgeführt sind, bleibt es bei den alten Spesensätzen.

Bonn, den 6. Dezember 2017

verantwortlich für Redaktion und Inhalt: Steuerberater Heribert Kohl, Grootestrasse 97, 53121 Bon