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Aufbewahrungsfristen: Archivierung von E-Mails

Archivierung von E-Mails – Ablauf der Schonfrist zum 31. Dezember 2016

asr-Mitglied Steuerberater Sören Münch, eureos gmbh:

Der zurzeit vielzitierte Ablauf der Schonfrist zum 31. Dezember 2016 im Zusammenhang mit der Archivierung von digitalen Unterlagen (z. B. auch E-Mails) führte wohl zu einigen Unsicherheiten. Wir möchten im Folgenden einige Punkte klarstellen:

Grundsätzlich ist die Archivierung von digitalen Unterlagen für steuerliche Zwecke durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt. Das BMF-Schreiben zu den GoBD vom 14. November 2014 war erstmals für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Die Regelungen zur Aufbewahrung von elektronischen Belegen sind also seit dem Veranlagungszeitraum 2015 in Kraft. In diesen GoBD ist beispielsweise auch geregelt, dass elektronisch eingegangene Rechnungen oder elektronisch eingegangene Belege für Rechnungen so zu speichern sind, wie sie eingegangen sind. Sie müssen daher beispielsweise das Eingangs-E-Mail speichern und so aufheben, dass sie das Mail jederzeit auf Verlangen öffnen können.
Anders verhält es sich mit der sogenannten „Kassenrichtlinie 2010“. In diesem Schreiben vom 26. November 2010 verkündete das BMF seine Ansichten im Zusammenhang mit der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. Unter anderem wurde eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für alle elektronischen Kassenaufzeichnungen eingeführt. Von den Regelungen sind Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler betroffen. Für die Umsetzung dieser Kassenrichtlinie hatte das BMF eine Übergangsfrist gewährt, die nun am 31. Dezember 2016 ausgelaufen ist. Die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe hat die wichtigsten rechtlichen Bestimmungen in ihrem Merkblatt zur „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“ vom 31. Oktober 2016 zusammengefasst. Betroffene Unternehmer sollten in Anbetracht des Ablaufs der Schonfrist prüfen, ob ihr aktuelles Kassensystem alle Vorgaben erfüllt und gegebenenfalls schnellstmöglich Nachbesserungen vornehmen. Die Nichterfüllung der Vorgaben können eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen oder die Einleitung eines Strafverfahrens zur Folge haben.
In diesem Zusammenhang möchten wir auch auf das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen hinweisen, welches am 29. Dezember 2016 in Kraft getreten ist. Mit diesem Gesetz wurden neue Vorschriften zu elektronischen Aufzeichnungsgeräten (z. B. Registrierkassen) eingeführt, die zum Teil einen verschärfenden Charakter haben. So muss man beispielsweise dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme einer Registrierkasse bestimmte Daten melden (z. B. Seriennummer der Registrierkasse).
Ergebnis/Fazit: Der Fristablauf stimmt nicht! Bereits ab 2015 musste man elektronische E-Mails, die vom Betriebsprüfer eingesehen werden dürfen (Rechnungen etc.), archivieren. Dann gab es eine zwei jährige Übergangsfrist für bestimmte Randbereiche. Die Mailarchivierung gilt nur für elektr. Rechnungen und Unterlagen, die zu Rechnungen gehören. Die Softwarehersteller haben das Thema nur vertriebstechnisch extrem aufgearbeitet, um Geschäft zu machen.

 

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